Je gebruikt ongetwijfeld allerlei verschillende tools om jouw business te beheren. Zo heb je WordPress voor je website, wil je contact maken via social media met je publiek, kun je ActiveCampaign voor e-mail marketing gebruiken, Google drive als cloudopslag en ga zo maar door.
Wil je jouw WordPress website verbinden met al deze tools om tijd te besparen en jouw workflow te verbeteren? Je komt er dan al snel achter dat niet alles zo eenvoudig te automatiseren valt of goed samen gaat.
In eenvoudige woorden. Informatie van de ene website naar de andere website brengen, is niet altijd gemakkelijk. Ik zal je een voorbeeld geven (er zijn duizenden andere voorbeelden):
Wanneer jij in je Google kalender wil zien wanneer je een nieuw bericht plaatst, dan zal je dit normaliter iedere keer handmatig moeten toevoegen in je Google kalender.
Dit is niet prettig en hier komt Zapier om de hoek kijken. Zapier geeft je de mogelijkheid om WordPress en Google Kalender met elkaar te verbinden, terwijl dit anders niet mogelijk was. Dit kan je een hoop tijd besparen en vervelende taken elimineren die je anders regelmatig moet uitvoeren.
Naast Google kalender is Zapier met duizenden andere apps/tools te verbinden, waardoor het een zeer interessante optie is om gebruik van te maken.
In dit artikel zal ik je in het kort vertellen wat Zapier precies is voor als je nog nooit van deze tool gehoord hebt. Daarna zal ik je een aantal voorbeelden geven wat je zou kunnen automatiseren.
Wat is Zapier en wat zijn zaps?
Zapier is een website tool waarmee jij jouw website kunt verbinden met verschillende apps. Het vertaald de taal van de ene webapplicatie naar de taal van een andere webapplicatie, zodat informatie uitgewisseld kan worden. Het mooie is dat jij geen enkele regel code hoeft te schrijven om dit te bewerkstelligen. Door gebruik te maken van Zapier kun je ontzettend veel tijd besparen.
Zapier is te connecten met duizenden apps. Je kunt jouw WordPress website verbinden met onder andere:
- Social media netwerken
- E-mail marketing providers (bijv. ActiveCampaign).
- Google Docs/Sheets/Kalender
- Dropbox, OneDrive, Google Drive
- Slack
- Evernote
- Trustpilot
- en nog heel veel meer.
Je kunt met Zapier allerlei taken automatisch laten uitvoeren tussen deze verschillende webapplicaties, die je anders zelf handmatig zou moeten doen. Iedere connectie die je tussen twee apps maakt, in dit geval met WordPress en een andere app, worden “Zaps” genoemd.
Zapier controleert de webapplicaties waarvoor jij taken (Zaps) hebt gemaakt. Zodra een voorwaarde die je hebt ingesteld zich voordoet, dan zal de taak worden uitgevoerd.
Los van de mogelijkheden met WordPress is het ook mogelijk om dingen te koppelen aan WooCommerce (webshops), Learndash (online leeromgeving) en andere WordPress plugins die compatibel zijn met Zapier.
Hoe werkt Zapier?
De basis wat Zapier voor je kan doen heb je hierboven kunnen lezen, maar ik snap dat je ook graag zou willen weten hoe het ongeveer werkt.
In Zapier maken we “Zaps” aan. Een Zap is een soort template die keer op keer automatisch wordt uitgevoerd, zonder dat jij hier iets aan hoeft te doen. Het is dus iets wat je eenmalig kunt instellen.
In een Zap heb je “Triggers” en “Actions”. Ik zal je uitleggen wat dit precies is.
- Trigger: Een trigger is een gebeurtenis om de Zap in gang te zetten.
- Action: Een action is wat de Zap uitvoert als reactie op de trigger.
Ik zal je een andere voorbeeld geven als aan het begin van dit artikel. In dit geval wanneer je LearnDash gebruikt als online leeromgeving. Je kunt Zapier dan bijvoorbeeld vertellen “Wanneer iemand zich heeft ingeschreven in een cursus, dan wil ik dit contact toevoegen aan een mailinglijst in ActiveCampaign”.
De trigger die een Zap in Zapier in gang zal zetten, is dat iemand zich in heeft geschreven op een cursus. De Action is vervolgens dat deze persoon aan jouw mailinglijst toegevoegd zal worden in ActiveCampaign.
Het mooie is dat je Zaps kunt aanmaken voor alle webapplicaties waar Zapier ondersteuning voor heeft, dit zijn er meer dan 2000. Kies de twee webapplicaties die je met elkaar zou willen verbinden, kies de trigger en action, en de Zap zal vervolgens automatisch al het werk voor je doen.
Voor sommige webapplicaties zal Zapier iedere 15 minuten de triggers controleren, terwijl voor andere dingen de trigger direct wordt gezien en uitgevoerd.
Is Zapier gratis?
De mogelijkheden met Zapier klinken waarschijnlijk goed in je oren. Je vraagt je dan misschien ook af of dit allemaal gratis kan.
Je kunt met Zapier gratis 100 taken per maand uitvoeren en zaps maken van 1 stap. Dit is een prima startpunt als je wil testen hoe het werkt en welke mogelijkheden je hebt en wanneer je nog niet veel taken hoeft te laten uitvoeren.
Vroeg of laat zal je uit het gratis pakket groeien of wil je misschien een zap maken van meerdere stappen. Zo zou je bijvoorbeeld vanuit WordPress iets kunnen laten doorsturen naar Dropbox en hier een notificatiemelding van maken in Slack, zodat je hier een melding van krijgt. Het is maar net welke tools je gebruikt en die je met elkaar zou willen combineren.
Wanneer je uit het gratis pakket bent gegroeid, begint de prijs vanaf $19,99 per maand voor een jaar en het zal verder oplopen naarmate je meer groeit.
Voorbeelden waarvoor je Zapier kunt gebruiken
Wanneer je WordPress voor je business gebruikt, dan zal je ongetwijfeld de meerwaarde van Zapier zien. Ik kan je daarom ook zeker aanraden om de website van Zapier zelf te bekijken naar alle mogelijkheden en webapplicaties die via Zapier beschikbaar zijn.
Hieronder zal ik meerdere voorbeelden laten zien wat voor handelingen je zou kunnen automatiseren met Zapier in combinatie met WordPress of plugins die je op je WordPress website gebruikt. Er is uiteraard nog veel meer mogelijk dan ik hieronder beschrijf.
Ontvang notificaties van nieuwe reacties of bestellingen
Zapier heeft een WordPress trigger die een Zap in gang zet wanneer er een nieuwe reactie op je website geplaatst wordt. Voor WooCommerce is er een soortgelijke trigger wanneer er een nieuwe bestelling is geplaatst.
Je kunt deze triggers gebruiken om jou een notificatie te sturen (action), zodat je het niet zelf in de gaten te houden. Zo kun je een notificatie ontvangen via Slack, e-mail, smsjes, en meer.
Voeg nieuwe gebruikers toe aan je mailinglijst
Wanneer je een online leeromgeving hebt en cursussen verkoopt of een ander type website waar gebruikers zich kunnen registreren, dan kun je Zapier gebruiken om nieuwe gebruikers automatisch toe te voegen aan jouw mailinglijst.
Je maakt dan in Zapier gebruik van de Nieuwe gebruiker trigger, zodat de informatie van de nieuwe gebruiker naar de e-mail marketing provider gaat waar je gebruik van maakt.
Laat gebruikers artikelen insturen via je site
Wil je graag gastartikelen ontvangen op jouw WordPress website? Met Zapier kun je hier slim op inspelen, zodat mensen een formulier kunnen invullen op je website die vervolgens omgezet wordt naar een nieuw bericht.
Stel dat je in dit geval Google formulieren (forms) gebruikt en deze op je website plaatst. Dan kun je als trigger instellen dat er een nieuwe reactie is op het formulier en als action dat er een nieuw WordPress bericht op de website geplaatst moet worden (in concept op direct geplaatst).
Google Docs naar WordPress berichten
Niet iedereen is er fan van om in WordPress zelf te schrijven. Zo kan het zijn dat jij graag artikelen via Google docs schrijft en deze vervolgens in WordPress moet plaatsen.
Hoe fijn zou het dan zijn dat je dit niet zelf handmatig hoeft te doen, maar dat Zapier dit werk van je overneemt?
Zo kun je als trigger gebruiken dat als er een nieuwe Google Docs bestand is, er automatisch een als action een nieuw WordPress bericht wordt aangemaakt.
Bestellingen automatisch naar een spreadheet
Is het voor jouw webshop handig dat alle bestellingen in een spreadsheet terechtkomen? Stop met tijd verspillen om alle informatie handmatig te kopiëren en te plakken.
Je kunt als trigger een nieuwe bestelling gebruiken en als actie dat de bestelling op een nieuwe regel in jouw spreadsheet terechtkomt. Dit kan zowel voor Google sheets als Microsoft Excel.
Formulierinzendingen verbinden met andere apps
Veel WordPress formulieren plugins zoals Gravity Forms hebben een Zapier integratie waarmee je formulierinzendingen kunt verbinden met een andere webapplicatie.
Zo kun je een formulierinzending via Gravity Forms bijvoorbeeld als nieuw contact toevoegen in een CRM-webapplicatie als Insightly, PipeDrive en soortgelijke applicaties.
Nieuwe artikelen op social media plaatsen
Hoewel social media een apart vakgebied is waar je zeker ook zelf invloed op zou moeten willen hebben, kun je automatiseren dat een nieuw bericht automatisch gedeeld zal worden op jouw social media kanalen.
Zo kun je als trigger instellen dat er een nieuw bericht wordt geplaatst en als actie dat Zapier dit bericht zal delen op social media als Facebook, Twitter, Pinterest, Linkedin en meer.
Bespaar jezelf tijd en automatiseer
Ik hoop dat dit artikel je duidelijk heeft gemaakt wat de mogelijkheden met Zapier zijn en je heeft laten zien hoe het ongeveer werkt met de triggers en actions.
Je hebt zelf meer dan genoeg te doen, waarom zou je dan je tijd verspillen aan taken die geautomatiseerd kunnen worden? Laat Zapier het zware werk doen, zodat jij je kunt focussen op de dingen waar jij goed in bent.